Der Lean City Club ist eine Initiative des Lean Management Instituts mit dem Ziel, die Service- und Geschäftsprozesse in Kommunalverwaltungen zu industrialisieren und zu optimieren. Dabei sollen gezielt die Methoden und Ansätze des Lean Managements eingesetzt werden, die im Bereich der Industrie mit großem Erfolg eine signifikante Produktivitätssteigerung bewirkt haben.

Von der Kommune zum "Wirtschaftsunternehmen Stadt"

Die aktuelle Situation in Kommunen ist durch folgende Themen geprägt:

	Bearbeitungs- und Genehmigungsfristen bestimmen die Standortaktivität (und somit die Steuereinnahmen) einer Region
	Bürokratieabbau gilt als Motor für mehr Wirtschaftswachstum
	Diskussionen um die zunehmende Privatisierung von Leistungen der Daseinsvorsorge "spalten" Kommunen
	Neue Medien - eGovernment - sollen die Bürgerfreundlichkeit einer Kommune sichern
	Umstellung von Kameralistik auf die Doppelte Buchführung (Doppik) bindet Kapazitäten

Viele Kommunen bewegen sich somit in einem Spannungs- feld zwischen der Notwendigkeit, Kosten einzusparen und die verfügbaren Mittel effektiv zu verwenden, einerseits und dem Sichern von Standortattraktivität und Bürgerfreundlichkeit andererseits.

Eine Lösung bietet Lean Management mit dem Kernziel "Werte schaffen ohne Verschwendung". Dazu werden die Abläufe effizient organisiert, um vorhandene Ressourcen optimal zu nutzen.

Aufbauend auf den Optimierungserfolgen, die sich durch Lean Management in der öffentlichen Verwaltung erreichen lassen, hat sich das Lean Management Institut zur Aufgabe gesetzt, Kommunen bei der Anwendung der Lean-Methodik zu unterstützen und den kommunalen Erfahrungsaustausch zu fördern.

Mit Hilfe erfahrener Experten beschleunigen wir die Abläufe, indem wir diese so gestalten, dass

	nur notwendige Tätgikeiten effizient durchgeführt werden
	Mitarbeiter von Aufgabenentlastet werden, um somit Freiräume für zusätzliche Aufgaben zu schaffen (zum Beispiel Beratungen als Serviceleistungen für Wirtschaft und Bürger).

Mit dem Ergebnis, dass

	vorhandene Mittel wirtschaftlicher eingesetzt und somit der Haushalt entlastet werden kann
	optimierte und stabile Prozesse geschaffen werden, die bei Bedarf elektronisch abgebildet werden können (eGovernment).

Lean City Club: Vorgehensweise

Im Rahmen des Lean City Clubs bietet das Lean Management Institut Kommunen die Möglichkeit, die Prinzipien und Methoden des Lean Management kennen zu lernen und Verbesserungspotenziale zu nutzen.

Im Lean City Club schließen sich mehrere Kommunen zusammen, um gemeinsam Abläufe zu analysieren, Stärken und Handlungsfelder zu identifizieren sowie Lösungen zu erarbeiten. Die Organisation und Federführung des Lean City Clubs liegen beim LMI, das zu Unterstützung der Arbeitsprojekte auf einen Pool externer Fachleute aus Wissenschaft und Praxis zurückgreifen kann.

Gemeinsam mit den Mitarbeiter vor Ort werden Arbeitsprojekte durchgeführt, die sich auf - im Sinne der Standortattraktivität und Bürgerfreundlichkeit - wesentliche Bereiche kommunaler Verwaltungen konzentrieren, wie:

Bürgerdienste

	Einwohnermeldeamt
	Bauamt

Instandhaltungs- und Serviceleistungen

	Bauhof
	Gebäudemanagement
	Beschaffungswesen
	Verkehrsbetriebe
	Stadtwerke

Innerhalb dieses Leistungskatalogs können interessierte Kommunen einen oder mehrere Aufgabenbereiche auswählen, in denen sie Handlungsbedarf erkennen und die sie im Rahmen des Lean City Clubs optimieren möchten.

Der Projektablauf

Im Projekt gehen wir in folgenden Schritten vor:

	Aufnehmen der bestehenden Abläufe zusammen mit den Beteiligten vor Ort mit Hilfe der Wertstromanalyse
	Analyse von Stärken und Handlungsfeldern im Prozess mit Mitarbeitern aller beteiligten Funktionen und Hierarchie-Ebenen
	Konzipieren des Soll-Prozesses zusammen mit den Mitarbeitern vor Ort und unter Berücksichtigung geltender Rahmenbedingungen
	Gemeinschaftliches Erarbeiten von Maßnahmen zur Umsetzung des Soll-Prozesses

Die Projektdauer beträgt - abhängig von der Größe einer Kommune - pro Arbeitsbereich etwa 2-6 Wochen. Erfahrungsgemäß werden wöchentlich Workshops durchgeführt, die bei Bedarf durch Interviews, Aufgabenstruktur- und Organisationsanalysen ergänzt werden. Während des Projektes werden Sie professionell betreut und Ihre Mitarbeiter aktiv in die Projektarbeit integriert. So sichern Sie die Akzeptanz für die anschließende Umsetzung.

Diese Vorgehensweise hat sich bereits in zahlreichen Projekten im administrativen Bereich in Wirtschaft und Verwaltung bewährt.

Pilotprojekte, die beispielsweise in den Unteren Bauaufsichtsbehörden der Städte Homburg und Neunkirchen durchgeführt wurden, zeigen, dass durch die Umsetzung der erarbeiteten Maßnahmen interne Abläufe deutlich vereinfacht werden.

Vorhandene Ressourcen besser nutzen

Der Lean City Club setzt an bestehenden Prozessen an, nutzt vorhandene Kapazitäten und schafft erhebliche Freiräume durch das Verbessern von Verfahren und Abläufen. Potenziale und Einspareffekte werden genutzt, ohne weitere Investitionen in Technik, Personal oder Infrastruktur zu tätigen.

Darüber hinaus bezieht der Lean City Club auch übergeordnete Ebenen (Kreis- und Landesebene) in die Betrachtungen und Diskussionen mit ein. Untere Erfahrungen aus den Referenzprojekten in Neunkirchen und Homburg zeigen, dass nachhaltige Veränderungen nur in Kooperation von Politik, Wirtschaft und Verwaltung erreicht werden.

So wurden beispielsweise die geltenden Rahmenbedingungen (Gesetze, Verordnungen) als die wesentlichen prozessbestimmenden Faktoren eines Genehmigungsverfahrens identifiziert. Durch eine Anpassung der geltenden Rahmenbedingungen könnte das Baugenehmigungsverfahren um 75% beschleunigt werden.

Darüber hinaus haben wir zahlreiche kommunenübergreifende Optimierungspotenziale erkannt, die im Rahmen des Lean City Clubs diskutiert und umgesetzt werden, wie zum Beispiel das Verringern von Doppelarbeiten und Bündeln von Beschaffungsaktivitäten.

Aus dem Erfahrungsaustausch gewinnen

Über das umfassende Netzwerk des LMI bietet der Lean City Club hervorragende Voraussetzungen, um den Erfahrungsaustausch zwischen Vertretern aus Politik, Wirtschaft und Verwaltung zu fördern und gemeinsam effektive Problemlösungen zu erarbeiten.

Die Finanzierung der Projektarbeit wird - ahängig von der Größe einer Kommune und dem Umfang der beanspruchten Leistung - über festgelegte Pauschalen erfolgen. Die Schulungen der Lean-Methodik und die Förderung des Erfahrungsaustausches stehen den Mitglieds-Kommunen unentgeltlich zur Verfügung.

Gerne senden wir Ihnen auf Wunsch weitere Informationen zum Projektablauf und den Bewerbungs- und Auswahlverfahren!

info@lean-management-institut.de

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